Esame Online GA (Autoproctor) – Istruzioni per i Candidati

Si prega di leggere attentamente le informazioni riportate di seguito. Firmando la dichiarazione sottostante (digitando il tuo nome, salvando il documento e inviandolo via email al tuo Centro), accetti di seguire e rispettare tutte le regole indicate. Se non comprendi, ti preghiamo di chiedere a un membro del personale del tuo Centro di spiegarti.

Il mancato rispetto di queste regole potrebbe compromettere la tua possibilità di partecipare o completare la sessione d’esame, o la capacità di Gatehouse Awards di rilasciare i tuoi risultati.

Dichiarazione del Candidato

Accetto di:

– verificare di avere una buona connessione Internet e l’attrezzatura necessaria prima dell’orario di inizio della sessione d’esame (consultare il documento “Requisiti Tecnologici per Esami Online” per i dettagli).
– assicurarmi di conoscere tutte le istruzioni fornite prima dell’esame e di aver completato un esame di prova (sample test).
– assicurarmi che la stanza sia tranquilla, ben illuminata e che nessun altro possa accedervi durante l’esame.
– assicurarmi che la stanza sia priva di materiali che potrebbero essere utilizzati per ottenere un vantaggio sleale.
– rimanere davanti allo schermo per tutta la durata dell’esame; se dovessi uscire dalla stanza, capisco che potrebbe influire sulla capacità di Gatehouse Awards di rilasciare i miei risultati d’esame.
– avere il mio telefono cellulare in modalità silenziosa e spegnere eventuali altri dispositivi elettronici non utilizzati per scopi consentiti durante l’esame.
– avere il mio documento di identità fotografico disponibile all’inizio dell’esame.
– non mangiare né fumare nella stanza d’esame (è consentito bere).

Comprendo che:

–  se non avessi seguito le istruzioni fornite prima dell’esame, potrebbe essermi vietato partecipare alla sessione d’esame o potrei non ricevere i risultati dell’esame.
– non devo parlare né cercare di comunicare con nessuno una volta che il test sullo schermo è iniziato.
– non devo utilizzare alcun materiale non autorizzato durante l’esame (appunti, dizionari, dispositivi aggiuntivi, ecc.).
– devo parlare solo con un membro del personale del centro in cui mi sono registrato per l’esame se dovessi riscontrare difficoltà tecniche.
– Posso informare il centro se dovessi riscontrare problemi durante l’esame (ad esempio, se non mi sento bene o se ci sono difficoltà tecniche).
– Non devo copiare le domande dai task dell’esame.
– Non devo chiudere Autoproctor in nessun momento durante l’esame. Se lo faccio, ciò potrebbe invalidare la sessione d’esame e potrei non ricevere i risultati dell’esame.
* si applica solo ai candidati di 18 anni o più

Confermo di aver letto e compreso le presenti”Istruzioni per i Candidati” e di accettare di seguirle. Confermo di dare il mio permesso affinché l’esame speaking su schermo venga registrato con audio e video ai fini della valutazione esterna, moderazione e assicurazione della qualità, come previsto per la qualifica che sto sostenendo. (N.B. Per i candidati sotto i 18 anni, i video non sono un requisito, sebbene possa essere richiesta una registrazione audio in alcuni esami). Ho letto e accetto l’informativa sulla privacy disponibile nell’Appendice 1 di questo documento.

Appendice 1 – Informativa sulla Privacy – Esami Autoproctor

Questa informativa sulla privacy spiega come i tuoi dati personali vengono raccolti, utilizzati e protetti quando sostieni un esame online con autoproctor.

1. Chi Siamo
Gatehouse Awards Ltd è il titolare del trattamento dei tuoi dati personali in relazione all’esame. Se hai domande su come vengono utilizzati i tuoi dati, puoi contattarci a:

Email: compliance@gatehouseawards.org
Indirizzo: Unit G5, Woodhead House, Woodhead Road, Birstall, WF17 9TD, Regno Unito

2. Quali Dati Raccogliamo
Applichiamo i principi di minimizzazione dei dati e raccogliamo solo i dati personali necessari per le finalità indicate in questa informativa.
a) Ascolto, Lettura e Scrittura (LRW) – Esame con Autoproctor
Durante gli esami con autoproctor, il sistema potrebbe raccogliere:
• Registrazioni video e audio dalla tua webcam e dal tuo microfono.
• Registrazioni dello schermo e screenshot delle attività sul tuo desktop.
• Attività del browser e avvisi di sistema (ad esempio, tentativi di copia-incolla, rilevamento di più schermi).
• Riprese ambientali da un dispositivo ausiliario (ad esempio, fotocamera mobile, se richiesta).
• Metadati come timestamp, indirizzo IP e informazioni di accesso.
b) Speaking– In diretta tramite Zoom
Durante il tuo esame orale, potremmo raccogliere:
• Registrazioni video e audio dell’esame, catturate tramite Zoom.
• Le tue risposte verbali e l’interazione con l’interlocutore.
• Dettagli di conferma dell’identità (ad esempio, il tuo nome e la documentazione di prova dell’identità)
Le registrazioni vengono effettuate da interlocutori autorizzati, che sono membri del personale dei Centri Approvati Gatehouse Awards.

3. Perché Raccogliamo Questi Dati
Trattiamo questi dati al fine di:
• Confermare la tua identità e prevenire l’usurpazione di persona.
• Monitorare e indagare su possibili comportamenti scorretti durante l’esame.
• Garantire il rispetto delle normative d’esame e mantenere l’integrità della valutazione.
• Esaminare e indagare su reclami o ricorsi dei candidati relativi all’esame.
• Soddisfare i nostri obblighi normativi come Organizzazione che Rilascia Certificazioni.

4. Base Giuridica per il Trattamento
Ci basiamo sulle seguenti basi legittime ai sensi del GDPR del Regno Unito:
• Necessità contrattuale: per fornire il servizio d’esame per cui ti sei registrato.
• Interessi legittimi: per mantenere gli standard d’esame e proteggere contro il malcostume e le frodi. Abbiamo effettuato un test di bilanciamento e determinato che il nostro interesse legittimo nel preservare l’integrità dell’esame prevale su qualsiasi impatto potenziale sui tuoi diritti alla privacy, considerando le misure proporzionate che adottiamo.
• Obbligo legale: per condividere informazioni con le autorità di regolamentazione o le forze dell’ordine, se applicabile.
• Consenso: quando scegli di fornire riprese ambientali da dispositivi ausiliari. Prenotando il tuo esame con autoproctor e procedendo a sostenerlo, stai dando il tuo consenso esplicito per la raccolta e il trattamento dei dati personali descritti in questa informativa, come necessario per la gestione e l’integrità dell’esame.

5. Chi Ha Accesso ai Tuoi Dati
I tuoi dati potrebbero essere accessibili da:
• Il personale autorizzato di Gatehouse Awards per l’amministrazione, la valutazione, la conformità e l’assicurazione della qualità.
• Fornitori di servizi di autoproctoring di terze parti, che operano in base a contratti di trattamento dei dati conformi al GDPR.
• Personale autorizzato presso i Centri Approvati, inclusi interlocutori ed esaminatori, ma solo per lo scopo di condurre e inviare le registrazioni dell’esame orale. Il personale del centro agisce come responsabile del trattamento dei dati sotto contratto con Gatehouse Awards per questo scopo e non può utilizzare i dati raccolti durante l’esame con autoproctor per altri scopi.
• Autorità di regolamentazione o altre autorità, laddove richiesto dalla legge.
L’accesso è limitato alle persone con una legittima necessità aziendale, e tutte le parti sono vincolate da obblighi di riservatezza.
Non venderemo mai i tuoi dati personali né li utilizzeremo per scopi di marketing.

6. Sicurezza dei Dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i tuoi dati personali, tra cui strumenti di crittografia, controlli di accesso e sistemi di autenticazione, valutazioni di sicurezza regolari e audit, e protocolli sicuri per la cancellazione dei dati.

I nostri fornitori di proctoring e altri responsabili del trattamento dei dati sono contrattualmente obbligati a mantenere standard disicurezza equivalenti.

7. Conservazione dei Dati
I dati di proctoring (registrazioni, log, screenshot), così come le registrazioni video e audio dell’esame orale, saranno normalmente conservati per 12 mesi dalla data dell’esame. Se è in corso un’indagine, un ricorso o una revisione regolamentare, i dati potrebbero essere conservati fino al completamento del processo. I dati vengono eliminati in modo sicuro al termine del periodo di conservazione, salvo obblighi legali che richiedano una conservazione più lunga.

8. Decisioni Automatizzate e Profilazione
Il nostro sistema di autoproctoring utilizza un’analisi automatizzata per rilevare potenziali irregolarità durante gli esami. Questo può includere:
• Segnalazione automatica di comportamenti insoliti o anomalie tecniche
• Analisi computerizzata dei modelli di attività audio, video e sullo schermo
Hai il diritto di richiedere una revisione umana di qualsiasi decisione automatica che ti riguardi in modo significativo, contestare le decisioni automatiche e fornire contesto aggiuntivo, e contattarci per comprendere la logica dietro il trattamento automatizzato. Le decisioni finali sulla validità dell’esame e sui risultati coinvolgono sempre una revisione umana.

9. I Tuoi Diritti
Ai sensi delle normative sulla protezione dei dati e della legislazione correlata, hai il diritto di richiedere l’accesso ai tuoi dati personali, richiedere la correzione di imprecisioni, richiedere la cancellazione quando applicabile, limitare o opporsi a determinati trattamenti, e presentare un reclamo presso l’Information Commissioner’s Office (ICO). Per esercitare questi diritti, ti preghiamo di contattarci all’indirizzo compliance@gatehouseawards.org. Risponderemo alla tua richiesta entro un mese e non addebiteremo alcuna tassa, a meno che la tua richiesta non sia manifestamente infondata o eccessiva.

10. Modifiche a questa Informativa
Potremmo aggiornare questa informativa sulla privacy di tanto in tanto. Eventuali modifiche significative saranno comunicate alle parti interessate attraverso i nostri canali di comunicazione abituali, e le relative informative aggiornate saranno disponibili sul nostro sito web.

11. Reclami
Se ritieni che non abbiamo gestito i tuoi dati personali in conformità con la legge sulla protezione dei dati, hai il diritto di presentare un reclamo presso l’Information Commissioner’s Office (ICO):
Sito web: ico.org.uk
Telefono: 0303 123 1113
Posta: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, Regno Unito.

12. Contattaci
Se hai domande su questa informativa sulla privacy o su come gestiamo i tuoi dati personali, ti preghiamo di contattarci:
Email: compliance@gatehouseawards.org
Indirizzo: Unit G5, Woodhead House, Woodhead Road, Birstall, WF17 9TD, Regno Unito.

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